Abschnitt 10.2 legt fest, was zum Schließen einer Feststellung gehört, und Zertifizierungsauditoren prüfen alle vier Schritte. Ein typisches Beispiel: Die vierteljährliche Berechtigungsprüfung ist zweimal ausgefallen.
- Korrektur. Beheben Sie das unmittelbare Problem: Führen Sie die Berechtigungsprüfung jetzt durch und dokumentieren Sie sie.
- Ursache. Klären Sie, warum es dazu kam. Hier lag das Review bei der Leitung Operations, die im Frühjahr das Unternehmen verlassen hat, und niemand hat die Aufgabe übernommen.
- Korrekturmaßnahme. Ändern Sie, was den Fehler verursacht hat: Benennen Sie eine neue verantwortliche Person, legen Sie einen wiederkehrenden Kalendertermin an und nehmen Sie das Review in die Übergabe-Checkliste für diese Rolle auf.
- Wirksamkeit. Zeigen Sie, dass die Änderung greift: Das nächste Quartalsreview findet pünktlich statt, und dieser Nachweis kommt in den Korrekturmaßnahmen-Tracker.
Jede Feststellung bekommt eine Zeile im Korrekturmaßnahmen-Tracker, mit diesen vier Schritten, der verantwortlichen Person, der Frist und dem Datum des Abschlusses.
Die typische Schwachstelle ist, nach Schritt eins aufzuhören. Das fehlende Review wird nachgeholt, im Tracker steht „geschlossen“, und ein Jahr später taucht dieselbe Feststellung wieder auf, weil niemand die Lücke bei der Zuständigkeit behoben hat. Ein Wiederholungsfall ist für einen Zertifizierungsauditor eines der deutlichsten Zeichen, dass die Korrekturmaßnahmen nicht wirken.
Bei der Zertifizierung müssen schwerwiegende Abweichungen mit Nachweis geschlossen sein, bevor das Zertifikat ausgestellt wird. Geringfügige Abweichungen dürfen beim externen Audit offen bleiben, wenn der Plan glaubwürdig und terminiert ist.